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财营自动对账机器人的应用实践研究

来源: 大众投资指南
阅读 11 | 0 | 2021-03-02 |

一、绪论

在数字化转型背景下,公司以提升财务管理效率、促进财务转型为出发点,坚持以效率提升、服务优化为落脚点,紧抓规范标准与智能化建设,深耕创新管理,在财务管理信息系统逐步应用成熟的基础上,积极探索应用人工智能新技术,持续提升财务经营管理水平。

随着电费业务量逐渐加大,财务营销对账业务越加庞大和繁琐,财务和营销人员每月财营对账工作量大,人工处理耗时长,因此把重复性的财务工作自动化、解放人工、节约时间成本尤为重要。

财营对账机器人登录网银后将模拟人工自动定期从各网银导出银行流水数据,并自动把网银对账单整理成系统要求的格式并导入;财营对账机器人模拟人工登录财务系统后,点击执行自动对账业务,自动生成电费对账数据,并自动推送给营销系统,极大地提高财务对账工作效率,并可加强电费资金收入的财务监督,确保资金安全。在此基础上从人工智能角度提出财务与营销系统电费对账优化建议,提升财务营销对账管理应用水平非常必要。

二、财务系统与营销系统电费对账现状分析

(一)财务系统与营销系统电费对账概况

2016年,公司要求实现营销与财务电费资金的日对账。财务系统与营销系统电费对账业务在财务系统的流程如下:到账资金回单核对——对账电费数据推送——三方对账结果综合查询——导帐资金明细制证——营销财务对账情况报表;在营销系统的流程如下:营销财务对账——自动对账——发送数据财务系统。

由于财务系统的功能不完善,到账资金回单核对流程里银行取数功能采集到的数据不全,财务对账人员必须登录银行网页导出银行电子对账单,与财务系统取数数据进行核对,核对出的遗漏数据进行人工补录,以保证推送数据的正确性和完整性,造成人工重复对账和手工补录工作量。

由于财务与营销系统集成接口不完善,已从财务系统银行取数功能采集的数据,通过对账电费数据推送功能推送到营销系统时,营销系统接收不成功,财务对账人员必须将银行网页导出的银行电子对账单进行格式转换,转换为系统规定格式,再通过导入文件功能导入系统,以保证财务数据可正常推送营销系统,因财务系统取数数据不能推送增加人工转换和导入工作。

由于某些银行账户属于非电费专户,收款用途多样化,且财务系统银行取数采集到的数据不能进行删除,财务对账人员还要在银行网页导出的银行电子对账单里进行非电费金额判断剔除,剔除后再进行格式转换及导入系统进行推送,即增加人工转换和导入工作。

由于财务与营销电费管理要求不一致,财务从银行采集到的电费是逐笔存款金额,营销系统数据按其规定有些是汇总金额,市场营销部电费对账率考核必须百分百一致要求,营销对账人员还要对银行网页导出的银行电子对账单里进行判断汇总,汇总后再进行格式转换及导入系统进行推送,即增加人工转换和导入工作。

因此,目前财务人员手工核对采集数据与银行流水,推送核对后数据,制证并修改会计凭证。电费对账基本还是人工操作多,工作量大且不能保证数据质量,整体财务系统与营销系统自动对账情况较差。

(二)财务系统与营销系统主要电费对账问题分析

1.财务系统到账资金回单核对(银行数据采集)

财务系统到账资金回单核对功能,已授权电费核对银行账户共有8个,其中,可取数且数据完整3个,可取数但数据不完整2个,可取数但数据不完整且需人工汇总电费金额账户2个,可取数但数据不完整且需人工剔除非电费账户1个。

系统可取数也不稳定,时常完全无法取数。因此,整体系统银行取数数据应用情况较差,造成财务对账人员人员需每日人工下载网银数据,然后人工整理将银行对账单转换为符合财务系统导入的excle格式,再导入到系统中。

2.财务系统对账电费数据推送

财务系统对账电费数据推送功能,财务系统数据推送成功账户8个,营销系统集成接收数据完整账户3个,不完整账户5个。因此,整体对账电费数据推送功能应用情况较差。

3.财务系统非电费收入剔除

财务系统存在非全电费收入账户,由于收款用途多样化,账户收款中包含代收自备电厂基金款、省公司公积金社保住房补贴款、房租、保险和各种退款等,通过到账资金回单核对功能采集到的数据,财务对账人员还需要从摘要、公司名称上进行人工判断区分,人工剔除该部分金额后才能进行下步电费推送。

4.财务系统多笔电费汇总

营销系统电费业务管理维度要求不同,收款方式多元化微信、pos机等,营销系统存在电费汇总金额,而财务系统从银行采集到的电费是逐笔流水金额,由于市场营销部电费对账率考核必须达到百分百要求,财务系统不能直接将逐笔流水账推送给营销系统,会造成系统间数据很难一一匹配,就需要对账人员对银行网页导出的银行电子对账单数据进行一系列线下手工核对、汇总调整处理,造成电费对账实际人工对账后再进行系统对账滑稽现象。

(三)财务系统与营销系统电费对账问题小结

以上是财务与营销系统间电费对账问题分析,根据以上分析可以看出,目前影响财务系统与营销系统电费对账主要问题因素可归结为采集、推送、剔除、汇总四类问题。它们是电费对账的基础,保证以上四类对账流程质量,后续业务方可顺畅运转。

三、探讨财营RPA对账机器人应用思路和方法

以上通过对财务系统与营销系统涉及电费对账主要问题进行了分析,从分析可以看出,目前系统财务营销对账管理应用仍表现出较多问题,应用不顺畅,严重影响财务和营销核对人员对系统应用的积极性,不仅不能提升效率,反而会出现加大工作量,降低数据精准度等问题。且目前财务系统厂商对功能的改动难度较大,解决完善功能的效率低。以下尝试对以上问题存在的基础上,在财务系统界面外挂形式下探讨如何通过财营RPA电费对账机器人设计和应用使财务系统与营销系统电费对账智能化。

(一)电费下载机器人银行数据采集,提升采集整体水平

由于财务系统到账资金回单核对功能无法正常银行数据采集,运用电费下载机器人实现自动下载银行对账单。为信息安全性考虑,登录财务系统和网银系统,还是要财务对账人员进行登录,设置点击电费下载机器人后跳出登录界面,财务对账人员选择银行和插入Ukey输入登录密码进行登录,之后全由电费下载机器人模拟人工操作,按设置好的各银行下载对账单步骤下载各银行对账单,并自动存放在指定的文件夹,并通过短信等方式通知财务对账人员“下载完毕”提醒信息。

(二)电费对账机器人银行数据格式转换及导入,进行数据核对后推送

点击电费对账机器人,跳出参数界面,人工选择机器人运行参数:作业处理环节和日期、银行流水路径,机器人自动打开财务管理系统并在后台对指定文件夹内已下载完毕的银行对账单自动进行模板转换,同时财务对账人员人工输入账号密码或者使用Ukey登录财务系统。

对于原系统可取数且数据完整的银行账户,机器人模拟人工操作步骤进行自动取数,然后按规则自动将该已下载的银行对账单数据与财务系统对账数据进行核对,数据核对一致后点击核对,显示核对成功后回到首页,机器人再自动打开对账电费数据推送界面然后自动推送对账电费数据。

对于原系统可取数但数据不完整的银行账户,机器人模拟人工操作将已转换好的银行对账单模版导入系统,然后点击“核对”,显示核对成功后回到首页,机器人再自动打开对账电费数据推送界面然后自动推送对账电费数。

(三)电费对账机器人对非电费收入剔除智能化

对于原系统可取数但数据不完整且需人工剔除非电费的银行账户,机器人后台按设置好的条件(摘要某用途、单位名称)对银行对账单进行判断区分筛选,对明显非电费金额和无法判断是否电费金额进行区分标识,整理出一张excl存入指定文件夹后发通知提醒对账人员复核处理。机器人将已区分标识好的银行对账单转换模板导入系统,然后点击“核对”,显示核对成功后回到首页,然后机器人自动打开对账电费数据推送界面,将标识的非电费金额进行自动剔除,再将筛选的电费数据通过接口推送给营销系统。

(四)电费对账机器人对电费收入进行判断汇总智能

对于原系统可取数但数据不完整且需人工汇总电费金额银行账户,机器人后台按规则自动将已下载的银行对账单数据与营销系统提供的营销数据进行核对,核对不一致的数据按设置好的条件(摘要某用途、单位名称)对银行对账单数据进行初步汇总,达到汇总数与营销数据一致,再将该部分数据整理出一张excl存入指定文件夹后发通知提醒对账人员复核处理。机器人将汇总好的银行对账单转换模板导入系统,然后点击“核对”,显示核对成功后回到首页,机器人再自动打开对账电费数据推送界面然后自动推送对账电费数据。

(五)电费对账机器人电费制证及凭证修改智能化

机器人后台对于回单已达的电费账户收入交易再次核对,如果金额和条数都对应就自动点击“到账凭证明细制证”完成收款凭证制作。机器热打开到账资金明细制证界面,选择制证参数:日期和银行账户,点击查询、制证,然后按既定规则自动修改凭证信息,如日期、摘要、对象信息等,最后点击保存传递完毕后生成会计凭证。

(六)电费对账机器人提示处理结果并记录日志信息

机器人运行完成将提示电费对账人员业务处理成功或者异常的情况,同时机器人通过录屏和日志记录的形式记录完整的操作过程及操作数据,实现可追溯审计。

RPA电费对账机器人通过依次处理银行数据采集、转换、核对、剔除、汇总、推送、核对、制证及凭证修改,实现营销电费收入归集业务全流程每日自动处理,然后重复上述步骤至所有账户循环完毕。节省财务对账人员人工处理时间,将提降低我们的重复劳动,提升效率,减少差错,提供财务人员满意度。

四、研究结论

本文通过对财务系统与营销系统电费对账过程中主要存在问题进行详细梳理,结合实际应用情况,提出改进措施。提出的持续优化系统采集推送设计,强化与实际业务更贴近的RPA软件机器人功能开发等改进措施,对减轻会计核对人员一些重复烦琐的会计工作,将提高会计核算的效率、效果均具有非常重要、紧迫的现实意义。

[1]陈虎,白月.财务机器人RPA的财务应用[M].中国财政经济出版社,2019.财务营销电费对账存在电费业务量多、对账次数多、对账数据复杂、系统缺陷等特点,造成了目前财务系统与营销系统电费对账效率不高,系统数字化对账应用程度不高等现象,亟需对财务系统与营销系统对账自动化操作进一步优化,释放人力和时间。本文尝试通过对目前电费对账现状分析,研究财务营销电费对账存在问题,有针对性地提出优化建议,通过对账机器人手段,实现财营电费对账人工智能。

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