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供应链信息化视角下A企业存货管理研究

来源: 大众投资指南
阅读 23 | 0 | 2021-02-27 |

一、引言

从供应链角度出发,企业一般都选择“以销定产”模式,但企业在信息传递过程中,无法有效地实现信息共享,会导致信息扭曲,过大的夸大销售量,供大于求就会导致企业大量存货积压。如何保证企业业务有序健康开展,使存货处于一个合理平衡点,既要保证资产运作效率,又要优化其变现能力,实现可持续发展,这是需要企业不断探索研究的重要问题。

二、A企业供应链出现的风险及其原因分析

A企业主营建材材料的研发、生产、销售业务,因市场环境变化行业竞争压力越来越大,A企业的存货积压持续上升,主要表现为:第一,存货比重连年增加,但是变现速度缓慢,占据大量资金;第二,原材料、产成品减值,因其主要原材料长时间不使用就会变质无法使用,还增加了原材料报废处置的成本。

(一)原材料采购存储环节受主观意志影响,监督力度薄弱

采购人员对采购的原材料没有科学配比,对采购周期、经济批量、保险储备等没有科学制定,根据以往经验盲目采购,如果生产不能按时消耗掉采购的原材料,不仅造成原材料积压减值,还会增加管理和处置成本。采购授权审批不规范,付款审核不严格,采购的预付账款持续升高,实物却迟迟没有入库,财务和仓储缺少监督管理,出现物资短缺现象。供应商选择不严格,采购环节单一,验收入库环节不规范,大多数原材料只有在生产利用时才能看出是否符合规定标准,造成采购原材料质次价高现象。

(二)生产活动环节监管不到位

生产管理部未对生产活动进行计划管理或计划管理流于形式,企业根据以销定产模式,如果销售人员对市场变化趋势预测不准确,盲目乐观,过分夸大销售额产生牛鞭效应,生产环节根据销售量预测生产量,造成产量过高占用公司大量资金。生产部门只考虑批量生产带来的产品成本节约,但销售不能完全消耗生产的供应量,造成供大于求的现象。技术部未能及时更新产品主要材料数据,导致生产人员领料时出现差错或延时,影响生产进度及财务数据的准确性。缺乏对生产过程的进度监控,不利于及时发现生产进度延迟问题,如无法如期交货,会降低客户满意度。缺乏对逾期订单完善的考核机制,不利于及时发现生产订单逾期的原因,导致无法从根本上解决订单逾期问题。质量管理不完善,检查不到位,无法及时发现产品质量问题,客户频繁退换货。车间操作人员操作不当,造成产品生产不合格及原材料的浪费,给公司造成损失。

(三)产品存储环节存货信息不同步,账实有差异

产成品验收程序不规范,质量不合格产品入库并被销售,导致客户满意度下降,公司声誉受损;入库信息未及时传递至财务部或信息传递不完整,影响存货科目的真实、完整性。企业货物品种规格繁多、生产期限不一致,仓储人员对库房没有合理规划,保管物品摆放混乱导致货物占地面积过大,装卸人员很难根据企业要求先进先出法进行发货处理。不良产成品未能及时处理,导致积压品变次品、次品变废品,占用公司生产资金。装卸人员根据发货单进行人工装货,由于人工进行产品贴标,标签粘贴不标准及摆放位置混乱,在装卸过程中极易出现发货错误现象。

三、优化供应链信息化管理的措施

(一)加强原材料采购环节的控制措施

生产管理部编制年度、月度生产计划,同时依据当年实际销售情况、实际生产情况以及库存情况,应滚动编制周生产计划,合理确定每个单品的生产计划及材料要求,采购部根据生产计划及供应商供货能力合理确定采购周期、经济批量;采购人员应按技术部给出的物料要求进行采购,对于采购物料出现的问题,谁采购谁负责,同时将采购物料的质量问题纳入采购人员的绩效考核项目中。

年度终了,采购部门应对本年度实际出现的采购问题以及相应的解决办法进行汇总整理,根据本年度的实际情况以及对下一年度的战略规划,联合生产、财务、仓储、销售等各部门反馈情况,重新编写采购制度文件,对采购申请、供应商选择、付款、验收入库等重要环节要一一明确相关责任人。财务部门在审核付款过程中,要注意是预算内采购还是预算外采购,预算内的采购应简化审批流程。对于预算外的采购项目要审查是否有审批文件。对于有异议的付款流程,财务人员应该在审核处详细写明异议原因及整改要求,如果发现付款流程涉及虚假信息要及时上报相关部门查明原因。同时财务部应不定期查看财务存货核算信息是否和供应链记录一致,并定期与供应商核对往来款项,对于不一致的地方应查明原因。

根据企业生产过程中采购物资的实际反馈情况,建立供应商信息档案库,更新替换不合格供应商,对长期需要采购的大宗物资,企业为避免频繁更换供应商,在确定新的供应商时,采购人员、财务人员和企业负责人应对供应商的实际经营情况、经营资质、资产情况、资信情况等充分调研,经相关部门及领导审批后在进行采购事宜,同时将审批后的供应商信息在财务处备案。确定采购事宜签订采购合同时要对采购合同细则,如付款期限、付款方式、发票开具事项、到货时间、验收标准、产品保质期限等一一确认。在采购入库环节,质量部只是对入库物资进行抽检,不能保证所有材料均符合标准规定,所以需要企业合理安排采购及生产计划,在质保期内对重要原料验证完毕,对不符合标准的原材料要及时反馈给采购人员,要求在期限内给出解决方案。

(二)完善生产管理制度,保证生产作业高质量完成

生产管理部编制的年度月度生产计划,经相关人员审核确定后再制定周(滚动)生产计划,包括本周每一天、每一班、每一种产品的生产数量、原材料计划量、配料罐数、设备运行情况及安全生产计划等。生产计划应符合企业实际生产能力,将实际生产能力与生产计划落实情况纳入生产管理人员绩效考核项目中。

因引进新技术、新规格、产品升级改良进行的工艺配方调整或原材料质量差异进行的工艺配方变更导致BOM数据调整的,技术部应先进行试验,试验成功后出具试验报告,经各部门评审通过后,技术员应将新配方及时传达给质量部,同时根据当月生产总产量、原材料实际使用量、工艺配方情况,计算更新BOM数据,并发给财务部及生产部进行成本核算。

生产主任应每周编制生产产能报表,详细记录产品质量合格率、生产计划完成情况、设备故障率、燃料耗用情况等信息。如发生生产过程质量异常或进度延误情况,应及时和销售联系,协商解决方案。并对逾期订单进项考核,生产部应结合实际情况分析逾期原因并给出合理解释。

生产部门应该对本部门管辖的生产设备定期进行维修保养,对生产中发现的凡是生产设备操作使用不当引起的质量问题都应该重视起来,对设备操作专业人员进行岗前培训并检验合格后才能上岗。生产开始前,设备操作人员、大班长应对开机前的准备工作进行检查,生产过程中应对原材料质量情况、温度、加入量、检测时间等在“生产工艺过程监控登记表”上自行记录。质量部应每两小时巡检一次,形成巡检记录。

(三)改善存货管理方法,保证存货周转正常运作

仓储部门、质检部门应规范存货验收程序和方法,要求生产班长及时将完工合格产品入库,对不合格产品根据质量部出具的处理建议进行处理。在入库前应出具“入库申请单”,产品质检员在检验完成后在产品入库单上签字,并注明检验结果,仓储人员对入库存货的质量、数量、规格型号要进行验证,确保验收无误后方可验收入库,同时审核生产部提交的入库单时,要保证电子单据与实物一致。

仓储部门应合理安排库房存量,每天实时更新库存数据,要求装卸人员在装卸当天完毕后对物资摆放整齐,可以使用托盘加高摆放,充分利用存储空间。根据审批的销售发货单进行发货处理,要做好存货出入库记录,保证存货记录与实际库存相符,并定期与财务部门进行核对。同时建立存货盘点清查制度,结合本企业的实际情况确定盘点周期、盘点相关流程等内容,严格核查存货数量和质量及时发现减值迹象,形成书面盘点报告,财务部应根据减值情况计提减值准备,同时比对分析减值原因,提出相应的对策建议。

完善存货保管制度,定期对存货进行检查,对于积压品、残次品仓储部门要及时提交“不合格产品处理申请单”,按相应审批流程进行上报处理,各部门尤其是质量部、销售部应该给出具体的处理意见。因生产质量问题造成的残次品积压,由生产部牵头处理;因客户违约造成的正品积压由销售部门牵头处理;不能消化的原材料可变卖处置的,由采购部牵头处理。

产品标签应由质量部保管,每月根据产品生产计划由质量部下发给生产部,对于每天完工入库的产成品,经质量部检验合格后,再由生产部打印合格标签并经质量部确认无误后,车间操作人员将标签贴于合格产品上,仓储人员验收入库时要注意查收实物与票据是否一致,对于标签损坏、污染需要更换的,由生产部操作人员进行更换,质量部收回旧标签并销毁,同时要在“标签使用情况登记表”上登记。

四、结束语

制造企业存货管理需要各部门之间沟通协作,优化企业内部管理体系,财务人员要熟练掌握ERP中各个模块的应用技能,保证企业的财务数据与实际信息一致。同时市场环境与行业竞争日益严峻,需要企业不断探索新的管理思路加强信息化建设,提高财务管理水平和资源利用效率。

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