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建筑企业财务信息化建设中的问题及完善措施

来源: 大众投资指南
阅读 10 | 0 | 2021-02-27 |

一、引言

当今社会,计算机技术、网络技术、云媒体飞速发展,信息化建设已遍及各行各业,建筑企业是我国国民经济的支柱产业,为推动国民经济的发展发挥了重要的作用,但由于近年来国家宏观调控,房地产行业的遇冷,建筑企业波及较深。而建筑企业本身属于粗放型产业,一方面“工期长、回款慢、项目分散、管理难”,一方面政府部门以及发包方对工期、造价、质量等方面的要求也越来越高,而且建筑企业间的竞争日趋激励,不少建筑企业业务规模在增长,利润却逐年减少。建筑企业需要打破现状,整合各方面资源,信息化建设就显得尤为重要,而财务信息化建设是建筑企业信息化建设的核心。

二、建筑企业财务信息化建设的意义

(一)提高财务信息的准确性

建筑企业财会工作是繁琐的、零星的,会计处理很多时候并不能完整清晰地体现出单个项目的经营情况,如材料费、劳务费、各项费用、应付账款、预付账款、项目借款、应收账款、预收账款等,想要准确全面掌握,需要财务人员编制各类辅助报表,人工输入导致的信息误差,即便是一个小数点也会造成数据的连锁反应。为查错,财务人员需要定期与其他部门进行核对,浪费了大量的精力与时间。信息化建设使得数据在每一个部门都是唯一的、准确的,极大缩短了会计人员数据处理所用的时间,使得数据具有更强的时效性。财务人员可以将工作精力从单纯的基础数据统计的工作,逐步转向更深层次的项目分析研究,为企业提供更高质量的数据分析,解决企业面临的多方面难题。

(二)实现企业的战略性管理目标

建筑企业在推动财务信息化管理的过程中,可以通过合理利用网络与信息技术,实现信息的集中处理,同时加强各个部门之间的交流与沟通,形成信息资源的共享,使得企业能够在最短的时间内对各基层的财务信息有所了解,便于及时调控企业的经营管理,促进企业的战略性管理目标实现。

三、建筑企业财务信息化建设的现状

(一)公司领导层缺乏信息化建设的意识

企业财会信息化建设是一项重大的管理工程,涉及企业管理的理念、模式、生产经营形式、资金运作方式等,部分企业领导认为信息化建设无从下手,信息化建设在项目初期需要投入资金较大,产生的经济利益却并不明显。

信息化建设需要企业建全内控制度,很多企业领导意识到信息化的重要性,也投入信息化建设成本,但是在后期运行过程中,遇到一些问题,导致信息化建设不全面,发挥不出其优越性。而基层员工,作为信息化建设的执行者,因为领导层懈怠、犹豫,以应付的态度应对,导致数据输入不严谨,甚至错误,使得信息化不能提供最基本的准确的数据统计功能,最后信息化建设只能以失败而告终。

(二)部门之间信息没有形成信息协同

建筑企业相关业务管理系统没有形成信息协同,大量的财务数据信息往往是财务人员通过财务软件中对已发生的信息进行加工而获得,包括项目预算与实际发生的差异、合同采购与付款、工程量确认、公司内部部门的绩效考评等。企业各管理部门分别建立了管理系统,包括人力资源系统、合同管理系统、工程运营系统等,这些系统与财务没有对接,无法实现数据共享,造成资源的浪费和财务管理效率的低下。举一个简单的例子,项目合同名称在合同管理系统是依据合同文本制定的,在工程运营系统中可能是项目经理依据分包方的口头约定,或者是一种简化叫法,而财务系统一般会依据合同管理系统,那这样与工程运营系统就有可能产生差异,这些差异可能会带来成本的串户。后期财务人员在工程项目绩效考核时,增加了不必要的核对事项。数据统计口径不一致,财务管理系统以每年的12月31日作为会计核算的终点,而工程项目经理则习惯以农历年作为年度绩效的终点,两个部门提供的经济利润指标各不相同,无法给企业经营者提供一个明确的可供参考的指标完成情况。

(三)信息化平台的网络安全性不强

信息化建设需要计算机软件系统的支撑,企业的信息基本都会储存其中,如果遭遇黑客攻击,那么这些信息就很容易被窃取,这些都是企业非常重要的信息,尤其是财务方面的信息,一旦泄露,可能会给企业带来灭顶之灾。而大多数建筑企业网络安全意识较弱,操作人员不重视网络安全,对自己的口令密码没有严格保管。一些工地上的项目经理,因为各种原因,将需要本人处理的网上申报操作直接交由手下完成,有的甚至操作口令的密码从未修改,有的设置自动登录,这些情况给一些人员提供了可乘之机,他们篡改或窃取企业的重要数据信息,给企业带来不可估量的损失。

(四)缺乏专业的财务信息化操作人员

财务信息化建设要求将会计知识应用于计算机软件中,是会计理论与计算机技术的结合,这对当今会计人员的要求相当高,部分会计从业者,缺少敏锐的职业判断能力,没有及时地认识到会计信息化发展前景,不注重自身能力的提升,导致财务信息化工作开展不顺畅。

四、完善建筑企业财会信息建设的措施

(一)建立科学合理的信息化建设制度,树立信息化建设的刚性

梳理企业现有的各项流程制度,包括工程项目管理、费用报销管理、借款管理、票据管理等,仔细分析目前流程制度中的问题、漏洞,在信息化平台建设中,运用平台的优势对这些问题、漏洞进行优化完善,以平台推动企业内控的建设。

合理制定企业信息化的各项操作规程,制定常规授权和特别授权的指引,规范各层级人员的操作要求。基层员工严格按操作规程要求操作,各层级领导按各自权限审批。对于需要特别授权的事项,经办人要把握尺度,权衡利弊。企业要重点防范特别授权的滥用,防止舞弊的发生。

结合公司的预算管理,建立信息化的预警功能。以项目工程为例,项目中标后,项目经理结合招投标报价以及施工合同制定初步的项目预算,公司制定项目的绩效考核政策,信息化平台将两者融合,设置关键指标的预警功能,包括材料采购、劳务支付、费用报销、资金管理、票据管理、质量安全等。预警设置要分层级,不同层级的预警处理方案不同。低层级的预警,要求项目负责人保持关注;中高层预警,要重点核查原因,项目负责人要写书面报告及整改方案,并报分管领导审核。严防突破最高预警线的情况发生,一旦发生要求分管领导出具书面情况分析报告,同时保留对项目负责人与分管领导的责任追究。

(二)加强部门间共享平台的建设

建筑企业各部门之间要打破传统流程的束缚,需要整合各部门的业务模块系统,包括财务核算系统、OA办公自动化系统、人力资源系统、合同管理系统、项目施工管理系统等多种业务模块,最终形成一体化信息系统管理通道。在项目施工管理过程中,企业要从招投标阶段的项目中标立项开始,依次启动合同管理系统、项目施工管理系统、财务核算系统,每一个系统层层环扣、紧密相连。财务人员是信息化系统中的参与者,所有财务数据由财务人员负责填列,这一连串系统中的财务数据指标都是准确的、唯一的,节省了后期的数据指标核对时间。在企业日常行政管理过程中,将OA系统、人力资源系统与财务核算系统融合对接,使人、部门发生的费用、借款全部明朗化,避免年终绩效考评时可能引发的争议。

(三)加强建筑企业财务信息化建设的网络安全防护

首先,企业要设置专门的机构负责公司的信息化系统,定期检查信息化系统的安全设置,提升内部的防火墙设置,及时对病毒和漏洞进行查杀,更新平台的加密技术,引进市面上最先进的登陆方式,有效降低外部的安全隐患。其次,加强操作人员安全意识的培训,要求操作人员保管好自己的口令信息,严禁将自己的用户权限私授他人,对于确实因为工作需要,经办人将自已的操作权限暂时交由他人代为处理的,经办人必须要告知代理人操作要求,代理人操作完成后,原经办人要核对信息确认无误,代理事项要备案留底。

(四)加强建筑企业财务人员的信息化培训

建筑企业信息化的发展离不开专业人员的支持,会计人员专业素养低下对企业的信息化的开展会产生消极影响,因此企业要加强财务人员的信息化培训。首先,在日常工作中做好计算机安全培训工作。公司可以安排计算机软件安全部门的人员开展计算机基础安全知识的培训,普及平时工作中可能会遇到的计算机系统操作安全问题,教大家一些常见的计算机病毒查杀方法。其次,公司可以聘请专业财务人士,开设会计信息化课程,在理论和实践上使会计人员更好地认识会计信息化,更有利于平时的会计信息化工作。再次,企业要树立会计人员自主学习的意识,自己提升自己的能力,进而更好地适应岗位工作,降低企业会计信息化建设的潜在风险。

五、结束语

随着网络信息化的加剧,大数据时代已经来临,全面推进财务信息化工程的建设是国家信息发展的重要目标。建筑企业要跟上时代的步伐,摆脱传统的财务管理模式的束缚,加快财务信息化的建设。建筑企业要正视财务信息化建设中存在的问题,通过发现问题、解决问题,最大程度提高企业的财务信息化管理水平,实现企业持续稳健的发展,促进企业的战略目标实现。

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