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浅谈疾控档案管理的现状与对策

来源: 中国城乡企业卫生
阅读 21 | 0 | 2021-02-25 |

疾控档案管理是疾病预防控制工作的重要组成部分,具有范围广、种类繁多、周期长及档案信息的保密性与传播性共存等特点。疾控中心档案的管理规范化程度与应用效率对于疾病预防监控、流行病学分析、突发公共卫生事件应急处置及健康教育与促进等重要政府职能的发挥产生一定影响,与人们的健康和社会稳定有密切的关联。因此,对于疾控中心的档案管理进行科学的分析研究具有较高的现实意义。

1 疾控中心档案管理现状

1.1 对业务档案管理的重视程度还不够

(1)部分疾控中心无专职档案管理部门,而由办公室管理;(2)重文书轻业务,疾控中心档案既有各社会机构共有的文书档案和专门档案,如党群、行政、人事、财务等档案,又有其专有的大量业务档案,如各类重大疫情处理及其他突发性公共卫生事件处理的专题档案、计划免疫管理、各项卫生监测、消毒与病媒生物防治等业务档案。随着组织人事的考核与审查、财务综合审计审查力度的逐渐加大,各单位对共有目录档案规范化管理的重视程度很高,但业务档案在重视程度、管理规范、利用效率等方面还有待进一步提高,这在一定程度上影响了疾控中心公共服务职能的更好发挥。

1.2 档案管理配套规章制度有待细化与改进

目前疾控中心普遍制订了自己的档案管理制度,但针对业务档案的管理规定比较笼统,缺乏详细的要求,结果容易造成业务档案的整理、入档因人而异,科所兼职档案管理员责任心强、档案管理意识强可能入档的材料就会内容详实,有连贯性,利用价值高,反之可能会遗失部分有价值的档案资料。甚至很多基层疾控单位档案管理部门仅保存文书档案,业务档案分散于不同部门,导致档案资料不完整[1]

1.3 档案管理人员的专业素养有待提高

目前业务档案基本由各部门兼职档案管理人员负责收集、整理及上报。兼职档案管理人员往往是其他专技人员,本身业务工作较为繁忙,而对于档案管理无论是管理知识还是管理意识都比较薄弱,因此还需要定期进行培训,提高兼职档案管理人员的水平。

1.4 档案管理的信息化水平应与时俱进

受传统档案管理的影响,大家对于纸质或影像的档案材料,一般会有意识地收集保留,但对于电子档案的上报和汇编,还不够敏感;目前,档案管理信息化多停留在档案目录的建立和搜索,很少有实现整个档案的电子查阅,这与我国社会信息化的高速发展不相匹配。随着信息化的不断推进,档案工作正在面临两个挑战:(1)如何应对急剧增多的档案;(2)如何实现档案工作的网络化,不断提高检索效率[2]

1.5 档案的编研工作与利用应得到加强

档案管理多停留在收集、分类和存档上,但主动进行编研和利用的程度不高。疾控中心的档案尤其是业务档案涉及到大量长时间累积的宝贵数据资料,通过编研,一方面能够更好地对疾控工作规律进行总结,进而为中心工作的管理决策和下一步发展规划提供支持;另一方面这些资料对于科研及健康教育宣传很有用处,具有很高的社会价值。因此,进行科学编研,并主动利用档案资料是今后档案管理的努力方向。

2 疾控档案管理工作的改进方向

2.1 加强档案管理的标准化、制度化建设

档案管理要统一标准、如统一规范各类业务档案的收集、整理、转移、归档、存储、借阅等行为,制订完善相关管理制度如《档案管理规范化手册》,内容涵盖档案分类归档制度、档案室管理制度、档案管理员岗位责任、鉴定制度、借阅制度、保密制度、保管期限和销毁制度等。并监督制度的执行情况,对违反档案管理制度造成档案资料不全、丢失、损坏、泄密等情况,要追究相关当事人责任。

2.2 加强档案管理人员队伍建设

招聘档案专业人才、复合型人才充实到档案管理队伍里,定期培训现有档案管理人员和各业务科室兼职档案管理人员,定期进行考核激励,不断加强档案管理队伍建设。单位分管领导要从思想上重视档案管理,通过派出人员外出学习参观或邀请专家进行讲座、现场指导等方式,提高大家主动归档意识和规范化整理水平。

2.3 积极推进档案管理信息化

“数字疾控,智慧公卫”离不开档案管理的数字化。(1)档案数字化、信息化是现代信息技术发展的必然产物。随着无纸化办公的普及,疾控中心在日常工作中将会产生大量电子档案,如慢病防治登记报告系统、传染病防控、食品抽样检测与监控等。(2)传统纸质档案的保存对空间、温度、湿度等物理条件要求较高,在长期的存储与借阅中容易损坏。数字化档案占用空间小、容易保存、方便检索、延长档案使用寿命等优点正成为档案管理发展的新方向。要通过现代先进扫描设备加快将纸质档案转化为电子文件进行储存,逐步实现利用先进档案管理软件,在目录级下能进行全文检索、查阅和浏览。(3)提高档案管理的规范化水平。通过信息系统明确调阅权限人、权限人使用档案的阅读次数、复制情况等,确保疾控中心各项管理工作更规范[3]。(4)疾控中心在加速档案信息化管理的同时,一定要提高信息安全意识,确保中心数据库的安全。对易被攻击利用的档案进行加密,对档案使用进行权限设置,全面确保实现档案资料的安全管理[4-5]。另外,要做好电子档案数据异地备份。

2.4 加大档案管理经费投入

现代化的档案室不仅要满足恒温、恒湿等物理要求,而且在使用设备上更要体现出数字化、智能化。目前,单纯的计算机、复印机、扫描仪已不能满足现代化档案管理的需要;随着RFID无线射频自动识别技术的广泛应用,档案室条码管理、条码枪的使用已不再是新奇事物。疾控中心应不断追加档案管理经费投入,使档案材料的归档和借阅准确、方便、快捷,更好地服务于疾病的预防与控制,服务于人民群众。

2.5 努力做到深度编研、有效利用

档案编研是档案高效有力利用的前提。要改变“重藏轻用”的现状,档案管理人员要从意识上重视编研工作,主动联合各科所业务骨干,从档案的使用价值入手,围绕某个开发利用点,开展好档案编研工作。使现有档案不仅满足查阅需要,更能为中心工作决策提供系统的数据资料,延伸档案的使用价值。

综上所述,疾控档案在疾病预防、疫情监测和预报及政府处置突发公共卫生应急事件时,具有重要的参考价值。传统的档案管理方式已不能满足充分发挥疾控中心职能的需求,只有在及时收集、科学归类、深度编研、主动利用的基础上,不断提高档案管理的信息化水平、加强制度一体化管理,才能更好地发挥疾控档案的作用,守护好广大人民群众的健康。

[1]江石.安徽省疾病预防控制机构档案管理现状分析[J].预防医学情报杂志,2019,35(9):1072-1075.[2]朱晓曼.石家庄市疾病预防控制中心档案管理的现状与对策研究[D].CHKD博硕士学位论文全文数据库.[3]康昆展.发展疾控档案数字化做好智能档案室建设[J].档案管理,2019(5):91-92.[4]李舰,王园园,李文宇.基层疾控档案管理信息化建设探讨[J].中国城乡企业卫生,2018(1):149-151.[5]赵传国.疾病预防控制中心档案信息化管理研究[J].中国管理信息化,2020,23(19):193-194.

Discussion on the current situation and countermeasures of disease control archives management

疾病预防控制中心是政府对社会实施疾病预防控制与公共卫生技术管理和服务的公益性事业单位。疾控档案是指疾控中心在实施传染病防控、慢病防制、突发公共卫生事件应急处置、健康危害因素监测与干预、实验室检测与分析、健康教育、技术管理与应用研究指导职能以及开展各项党群活动中形成的不同载体、门类档案的总和。疾控中心档案管理的规范化程度与应用效率对于疾病预防监控、流行病学分析、突发公共卫生事件应急处置及健康教育与促进等重要政府职能的发挥产生一定影响,与老百姓的健康和社会稳定有密切的关联。通过对疾控中心档案管理现状进行分析,从重视程度、制度建设、档案管理员整体素质、档案管理网络信息化以及档案编研利用工作等几个方面进行探讨,从而发现问题,并提出合理的改进意见。旨在为疾控中心档案管理的长远发展及更好地服务中心决策及社会提供借鉴。Centers for Disease Control and Prevention(CDC) is a public welfare institution in which the government implements disease control and prevention and public health technology management and services.CDC archives refer to the total of different carriers and categories of archives formed by the CDC in the implementation of infectious disease prevention and control,chronic disease prevention and control,emergency response to public health emergencies,health hazard monitoring and intervention,laboratory testing and analysis,health education,technology management and application research guidance functions,as well as various party and mass activities.The standardization degree and application efficiency of CDC archives management have a certain influence on the play of important government functions,such as disease prevention and control,epidemiological analysis,emergency response to public health emergencies,health education and promotion and other important government functions,which are closely related to the health and social stability of people.Through the analysis of the current situation of the archives management of CDC,this paper discusses the importance,system construction,the overall quality of the archivists,the network informatization of the archives management and the compilation and research of the archives,so as to find out problems and put forward reasonable suggestions for improvement.The purpose is to provide reference for the long-term development of CDC archives management and better service for the decision-making of CDC and the society.

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